CHARTE DES VOYAGES DU COLLEGE JULES MICHELET ANGOULEME publié le 29/01/2013 - mis à jour le 06/11/2013
Adoptée en Conseil d’Administration le 5 novembre 2013
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ou en lecture directe ci-dessous :
CHARTE DES
VOYAGES
COLLEGE
JULES
MICHELET
ANGOULÊME
Conseil d’administration
du 5 novembre 2013
1/
PREAMBULE
Principes
Les sorties et
voyages scolaires sont organisés sous l’autorité
du chef d’établissement, dans le cadre d’une
action éducative en faveur des élèves.
Aucun
voyage ayant une incidence budgétaire ne peut se réaliser
sans que le Conseil d’Administration ne se soit prononcé
favorablement : c’est donc lui qui donne au chef
d’établissement l’autorisation d’organiser
le voyage scolaire, fixe les principes d’organisation et de
financement.
La
prévision constitue la meilleure garantie de réalisation
des voyages.
Définitions :
Les
sorties pédagogiques
de courte durée sont organisées sur le temps scolaire
et dans le cadre des programmes d’enseignement. Du caractère
obligatoire de la sortie découle la gratuité du
voyage.
Les
sorties et voyages facultatifs
sont justifiés par un objectif pédagogique. Ils ont
lieu pour tout ou partie sur le temps scolaire. Ils sont organisés
sous la responsabilité de l’équipe pédagogique
et financés essentiellement par des fonds publics et par les
familles. Ils relèvent du service public de l’enseignement
et, à ce titre, les dépenses et recettes liées
à ce voyage ont un caractère public et sont retracées
dans la comptabilité de l’établissement
Autres
sorties et voyages hors temps scolaire :
organisés par une association ayant son siège dans
l’établissement (FSE, AS, Amicale). Ils ne sont pas
pris en charge par l’administration du collège et ne
figurent pas au budget de l’établissement.
2/
CADRE GENERAL – CADRE PEDAGOGIQUE
Pour
être organisé, un voyage doit être en adéquation
avec les objectifs du projet d’établissement (le projet
de voyage y fera référence), et être proposé
à tous les élèves en classes entières ou
en groupes constitués.
Aucun
voyage facultatif ne peut être organisé sans l’accord
préalable du Conseil d’Administration.
Le
budget de chaque voyage et les modalités d’organisation
sont arrêtées par le Conseil d’Administration :
ils font l’objet d’un acte du Conseil d’Administration
(annexe 3)
Un
outil de construction du budget figure dans la Charte des Voyages
(Annexe 4)
Les
projets de voyages seront examinés de préférence
lors des C.A. de Juin (pour l’année scolaire suivante)
et de Novembre : délais administratifs à
respecter impérativement (1 mois et demi environ).
La
charte des voyages pourra être consultée par les
familles auprès du professeur coordonateur du voyage ainsi
que sur le site internet du collège.
Pour
les élèves restant, l’emploi du temps sera
réaménagé afin de permettre éventuellement
une prise en charge différente.
Il
est souhaitable que l’ensemble de la communauté
éducative puisse avoir une visibilité globale des
voyages et de leur incidence financière pour une année
scolaire donnée. A cet effet, un document récapitulant
l’ensemble des voyages, le coût pour les familles, les
classes concernées et les dates prévues sera
communiqué chaque année fin septembre.
Dans
le cadre de voyages à l’étranger, les
appariements seront privilégiés. En effet, ils
présentent plusieurs avantages :Accueil
réciproque dans la famille du correspondant.S’inscrivent
dans la durée.Permettent
de créer une culture de l’échange et une
connaissance renforcée du partenaire.Nécessitent
de part et d’autre un effort réel :
correspondance, accueil, adaptation à un autre mode de vie,
immersion culturelle et linguistique.
3/
CADRE FINANCIER
3-1 Le
montant de la participation financière
des familles sera arrêté par le Conseil
d’Administration.
3-2 Les
modalités de versement
de cette participation seront précisées sur le document
remis aux familles (annexe 1) : montant du versement permettant
d’officialiser l’inscription, échelonnement des
versements.
3-3 Utilisation
des reliquats :
les reliquats seront reversés aux familles s’ils sont
supérieurs à 8 € par élève. Dans le
cas contraire, ils devront faire l’objet d’une
notification à chaque famille concernée qui aura un
délai de 3 mois pour en demander le remboursement. Sans
réponse de la famille dans le délai requis, les sommes
seront définitivement acquises par l’établissement
et le Conseil d’Administration pourra dès lors
valablement décider de leur affectation.
3-4 Une
remise :
sera accordée aux élèves demi-pensionnaires du
montant de la pension, sauf si un repas froid est fourni.
3-5 Cas
d’annulation de voyage :
a
– s’il est le fait du voyagiste :
remboursement par le voyagiste des sommes versées.
b
– s’il est le fait du collège :
avant
versement au voyagiste
reversement aux familles.après
versement au voyagiste
annulation pour le groupe, les fonds de roulement de l’établissement
devront rembourser les familles.-
Un élève
peut être interdit de voyage pour comportement qui pourrait
mettre en cause la gestion et la sécurité du groupe
conformément aux articles 8 du décret n° 85-925
(modifié par les décrets 90-978 et 91-173) et 9
(ajouté par le décret n° 91-173). Le ou les
adultes proposant une telle interdiction trouveront un remplaçant
pour compléter le groupe, si la situation l’exige. Le
Principal informe alors les familles concernées et motive sa
décision.
c
– s’il est le fait d’un élève :
-
s’il
est remplacé par un autre élève
reversement à la famille -
s’il
n’est pas remplacé
reversement partiel selon les modalités prévues par le
contrat souscrit auprès du voyagiste.
NB :
Si
le voyage est organisé en gestion directe : remboursement
partiel selon les dépenses engagées par
l’établissement.
Remarque :
Certaines assurances scolaires souscrites par les familles prennent
en charge un désistement lié à un accident.
3-6 Régies
temporaires
Régie
de recette :
Un
professeur peut demander la création d’une régie
de recettes pour faciliter l’organisation du voyage. Le
professeur nommé régisseur temporaire par le chef
d’établissement est habilité à collecter
des fonds pour le compte de l’établissement. Les chèques
sont libellés à l’ordre du Collège Jules
Michelet et seront remis au service d’intendance à la
fin chaque période de versement (précisé dans le
document remis aux familles). En cas de paiement en espèces,
une quittance est remise à la famille. Les encaissements sont
remis régulièrement à l’agent comptable.
Régie
d’avances :
La
création d’une telle régie permet de faire face à
certaines dépenses spécifiques sur site (pourboires,
entrées de musées, restauration, etc. …).
Le
régisseur gère sous sa responsabilité une avance
de fonds confiée par l’agent comptable. Les pièces
justificatives des dépenses payées au moyen de ces
avances, ainsi que l’éventuel reliquat, doivent être
remis à l’agent comptable dès la fin du voyage.
Ces pièces seront produites à l’appui du compte
financier du collège.
Les
dépenses peuvent être réglées par chèques,
espèces, ou cartes bancaires.
La
mise en place de cette régie doit être demandée
45 jours avant le départ.
-
Les
financements possibles :
Subventions
d’état
subventions spécifiques (projet établissement), autres
ministères.
Subventions
d’autres organismes publics
OFAJ, fonds européens.
Le
foyer socio-éducatif ou organismes privés
il s’agit de dons. Avant toute perception, le Conseil
d’Administration doit accepter le principe du versement de ce
don ainsi que sa budgétisation. Toute recette non budgétisée
doit faire l’objet d’un vote en C.A.
Tout
don bénéficie à l’ensemble des
participants au voyage.
Budget
du collège
service général, services spéciaux, fonds de
roulement. Cette participation doit s’effectuer par le biais de
DBM Niveau 3 (réunion du C.A. et délais nécessaires).
Participation
des familles
la recette est exclusivement affectée au voyage et votée
en Conseil d’Administration. Dans le cas de chèques sans
provision, toutes les démarches légales seront
intentées par l’agent comptable du collège.
-
Aides
financières aux familles :
En
cas de difficultés financières, la famille doit prendre
contact le plus tôt possible avec le professeur organisateur.
Plusieurs
types aides sont possibles, selon les situations individuelles :
-
Fonds sociaux du
Collège -
Foyer
socio-éducatif -
Jeunesse en plein
air -
Collectivités
territoriales (Conseil général, Municipalités,…) -
Comités
d’entreprises
Les
aides attribuées sont individuelles et nominatives.
4/
RESPONSABILITES, COUVERTURE DES DOMMAGES, ASSURANCES
-
Responsabilités
du chef d’établissement
Il
autorise l’organisation du voyage après approbation du
Conseil d’Administration.
Il
vérifie les normes d’encadrement : il lui
appartient d’évaluer le nombre d’accompagnateurs
nécessaires compte tenu des contraintes spécifiques du
voyage. Il est d’usage de compter un accompagnateur pour 12
élèves en plus du coordonnateur du voyage (ordre de
mission fourni par la Direction Académique).
Il
doit veiller à la qualification suffisante des intervenants
extérieurs ou prestataires de service, à l’agrément
de ceux-ci en cas d’activités à risques.
Il
vérifie que le responsable légal de l’élève
a bien fourni : une attestation de couverture « Responsabilité
civile » (concernant en particulier les dommages causés
à un tiers dans la famille ou dans l’établissement
d’accueil), et « individuelle accident », ainsi
qu’une carte de sécurité sociale européenne
pour les voyages à l’étranger.
Il
vérifie la validité des documents permettant la sortie
du territoire français (passeport, carte d’identité).
-
Couverture
Assurance
Les élèves :
L’assurance
des élèves contre les accidents subis (individuelle
accident corporel) ou causés (responsabilité civile)
est obligatoire
pour les activités de voyages.
Le
chef d’établissement peut refuser la participation d’un
élève lorsque son assurance ne présente pas les
garanties suffisantes exigées.
Les adultes :
Accidents
subis : les
personnels de l’éducation nationale sont indemnisés
par l’état (accident du travail ou de service), s’ils
font établir un ordre de mission par l’autorité
hiérarchique.
Les
collaborateurs bénévoles sont fondés à
demander à l’état réparation du dommage
subi.
Accidents
causés :
les fonctionnaires de l’éducation nationale et les
collaborateurs bénévoles peuvent bénéficier
de l’application de la loi du 5 avril 1937 (substitution de la
responsabilité civile de l’état à celle de
l’enseignant) en cas de dommages causés ou subis par les
élèves et imputables à une faute de
surveillance.
A
l’étranger, c’est la loi du pays du lieu de
l’accident qui s’applique.
N.B. :
dans
ce cas, si l’accident survenu n’est pas imputable à
une faute intentionnelle de l’enseignant, l’administration
prend en charge sa défense devant les tribunaux étrangers
(loi du 10/01/1983- article 11).
Il
est fortement recommandé pour tous les accompagnateurs de
souscrire une assurance personnelle pour les accidents subis ou
causés hors du service.
PREVISION
D’INSCRIPTION A UN VOYAGE SCOLAIRE
TOUT
DOSSIER INCOMPLET POURRA ENTRAINER LA NON-PARTICIPATION DE L’ELEVE
AU VOYAGE.
Conformément à l’acte
administratif n° ………….du………………
Le voyage se fera du :………………….au
……………………….
au prix de : ………………..€
Cette participation volontaire est
susceptible de varier légèrement par rapport au prix
fixé par le Conseil d’Administration, la fiche
d’inscription devra être rendue avant le
accompagnée du 1er
versement. Le paiement sera effectué selon les modalités
suivantes :
Le premier versement de ………€
sert à officialiser la participation au voyage.
Il est établi à l’ordre
du Collège Jules Michelet.
Le deuxième versement de………€
aura lieu le : ………………….,
puis le troisième versement de : ……….€
le ………………………
L’établissement s’engage
à réaliser le voyage sous condition que le nombre de
participants ne soit pas inférieur à ………………….
En cas de non-réalisation, l’intégralité
des sommes sera remboursée.
En revanche, si le nombre de candidats
requis est atteint, les parents sont informés que la demande
d’inscription vaut acte d’engagement. Une option
annulation individuelle au tarif de
……..€ par élève est
souscrite par l’établissement. Elle est incluse dans le
prix du voyage.
Les conditions d’annulation sont conformes aux
dispositions prévues dans la convention de séjour par
lesquelles la société ………………………………retient :
Remarques :Une
pièce d’identité en cours de validité sera
nécessaire (Attention : prévoir 4 à 6
semaines pour la faire établir).
Signature du professeur organisateur Signature
du chef d’établissement
DOCUMENT A CONSERVER PAR LA FAMILLE
Annexe 1
FICHE D’INSCRIPTION DEFINITIVE A UN
VOYAGE SCOLAIRE
NOM DE
L’ELEVE :………………………………………..Prénom :………………………………………………
.
Date et lieu
de naissance :…………………….à…………………………..
Classe :…………N°
Carte d’identité :……………………………………..
Adresse :………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………
N° de
téléphone :…………………………………………….
Je soussigné M………………………………………,
représentant l’égal de
l’élève…………………………………classe……………,
souhaite inscrire mon enfant au voyage organisé selon les
conditions susvisées et m’engage à verser la
somme de ………….€ pour l’échéance
du …………………., 2ème
versement de …………….€ pour
l’échéance du ………………….
et le 3ème
versement de ……… € pour l’échéance
du ……………………
RENSEIGNEMENTS MEDICAUX
J’autorise les professeurs du
voyage à prendre toute décision concernant une
éventuelle hospitalisation ou intervention chirurgicale en cas
d’accident ou de maladie à évolution rapide. Je
m’engage à rembourser les frais éventuels.
Par ailleurs, je communique aux professeurs
responsables les informations suivantes concernant mon enfant, et je
fournis la photocopie des pages des vaccinations du carnet de santé.
Maladies contagieuses éventuelles :
……………..…………………………
……………………………………………………………………………….
Allergies : …………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………
Autres informations : ……………………………………………………….
………………………………………..…………………………………….
Médecin traitant :
…………………………………………………………..
…………………………………..………………………………………
Si un traitement médical est en cours au
moment du voyage ou si l’élève doit suivre un
régime alimentaire spécial fournir photocopie de
l’ordonnance médicale.
EN
CAS DE PROBLEME MEDICAL CONNU, LES PARENTS DOIVENT CONTACTER
L’ETABLISSEMENT AVANT
L’INSCRIPTION POUR ENVISAGER LES SOLUTIONS POSSIBLES
Fait à le
Signature du responsable
légal
Document à rendre au
professeur organisateur
Annexe 2
ACTE DU CONSEIL
D’ADMINISTRATION AUTORISANT L’ORGANISATION D’UN
VOYAGE SCOLAIRE
Document
de présentation au Conseil d’administration
VOYAGE
A CARACTERE FACULTATIF-EXERCICE 20—
Séjour
à ………………
Elèves
de ème
1/
DATE DU VOYAGE :
2/
MONTANT DE LA PARTICIPATION DES FAMILLES : €/élève
Ce
montant est fixe. Il pourra être revu à la baisse en cas
de recettes non reçues à ce jour (subventions, dons…)
Le cas échéant, le montant révisé fera
l’objet d’une adoption par le CA lors de la prochaine
séance (circulaire 2011-17 du 3 août 2011 modifiée.
3/
MODALITE DE PRISE EN CHARGE DES ACCOMPAGNATEURS :
sur :
subvention du Conseil Général "sorties et séjours
pédagogiques") : € /accompagnateur
4/
SIGNATURE DES CONTRATS ET CONVENTIONS
Le
Conseil d’Administration donne l’autorisation au chef
d’établissement de signer les contrats et conventions se
rapportant au voyage
5/
MODALITES DE REMBOURSEMENT
Selon
la charte des voyages (CA du 02/06/2013) chapitre
3 (cadre financier :
3,5 « annulation
du voyage »)
« Cas
d’annulation de voyage :
a
– s’il est le fait du voyagiste :
remboursement par le voyagiste des sommes versées.
b
– s’il est le fait du collège :
avant
versement au voyagiste
reversement aux familles.après
versement au voyagiste
annulation pour le groupe, les fonds de réserves de
l’établissement devront rembourser les familles. (…..)
c –
s’il est le fait d’un élève :
s’il
est remplacé par un autre élève
reversement à la familles’il
n’est pas remplacé
reversement partiel selon les modalités prévues par le
contrat souscrit auprès du voyagiste.
NB :
Si le voyage est
organisé en gestion directe : remboursement partiel selon
les dépenses engagées par l’établissement. »
6/
BUDGET (exemple)
|
DEBIT |
|
|
|
||
|
|
CREDIT |
|
|||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
N3 |
2990,00 |
||
|
|
|
|
46 |
|
|
|
C/N3 |
1380,00 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
C/N3 |
1779,00 |
N3 |
|||
|
|
|
|
4 |
272,00 |
|
|
C/N3 |
690,00 |
Participation |
587,00€ |
||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
total |
3849,00 |
|
|
3849,00 |
Annexe 3
OUTIL
DE CONSTRUCTION DU BUDGET D’UN VOYAGE SCOLAIRE
|
DEPENSES |
RECETTES |
|
|
Paiement direct par mandat administratif : - Convention de voyage - Transport ou contrat de transport - Circuit - Hébergement - Assurance annulation - Assurance Responsabilité Civile - Visites de musées - Spectacles - Conférences - Cadeaux - Frais divers de gestion (ex : Carte |
Prévision d’une régie : - Frais de réception - Pourboires (chauffeur, guide) - Diverses menues dépenses - Transports locaux (bus, métro) - Visites de musées - Spectacles - Conférences - Cadeaux - Repas - Frais médicaux |
- Subventions :
- Participation de l’établissement - Participation des Associations : - FSE (pour les élèves adhérents) - Participation des familles (dont fonds sociaux) - Participation caisse de solidarité |
Annexe
4
GUIDE D’ORGANISATION
D’UN VOYAGE A L’USAGE DES ENSEIGNANTS
|
Liste des opérations à réaliser |
réalisé |
date |
|
|
1 |
Préparer le projet pédagogique |
|
|
|
2 |
Demander l’accord de principe au chef |
|
|
|
3 |
Préparer l’information pour
|
|
|
|
4 |
Présenter par écrit le projet de (cf. annexe 2). Distribuer le dossier d’inscription une |
|
|
|
5 |
Faire la réunion d’information |
|
|
|
6 |
Solliciter la nomination d’un régisseur |
|
|
|
7 |
Solliciter (ou faire solliciter) les |
|
|
|
8 |
Faire remplir et récupérer la |
|
|
|
9 |
Vérifier les chèques |
|
|
|
10 |
Faire établir les quittances par la |
|
|
|
11 |
Vérifier les assurances des élèves |
|
|
|
12 |
Vérifier les cartes |
|
|
|
13 |
Se procurer l’imprimé du contrat |
|
|
|
14 |
Fournir aux familles un justificatif de |
|
|
|
15 |
Se procurer auprès de l’infirmière |
|
|
Annexe 5
PRESENTATION D’UN
PROJET DE VOYAGE
Document destiné aux
familles
Projet pédagogique :
( liste non exhaustive)
Objectifs
Lieu
Dates
Nombre d’accompagnateurs
Professeur organisateur
A qui est destiné le voyage ?
…..
Déroulement
du séjour : Selon
informations du voyagiste ou des professeurs organisateurs
(si gestion directe).
Demandes
ou indication précises des organisateurs :
(liste non exhaustive)
Travail demandé
Déplacement
Hébergement
Comment joindre les élèves et les
accompagnateurs ?
Date de la réunion avec les familles
………
Signature du professeur organisateur
Visa du chef d’établissement
Annexe
6